Presentación
Esta guía tiene como finalidad explicar y responder las preguntas más habituales sobre la factura electrónica en las Administraciones Públicas, por ello, el contenido nos permite analizar, ampliar y compartir información de relevancia para las empresas sobre las facturas electrónicas, y las ventajas y desventajas que conlleva su uso.
Mediante esta guía, GREMIOS ofrece diferentes herramientas de utilidad para solventar los problemas e incidencias referentes a la factura electrónica en la Administración General del Estado, incluyendo información relevante sobre su funcionamiento y diversas recomendaciones de uso.
Esta guía está orientada a los profesionales y a las empresas de la construcción, así como a los potenciales clientes de dichas empresas y a todas las personas interesadas en ampliar más información sobre esta materia.
Los contenidos más significativos de la publicación son:
- ¿Qué es la factura electrónica?
- ¿Qué ventajas tiene el uso de la factura electrónica?
- ¿Cuál es el marco normativo de la factura electrónica?
- ¿Cuál es la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica?
- ¿Qué es el formato Factura-e?
¿Qué es la factura electrónica?
Una factura se define como el justificante legal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (vendedor) y al obligado tributario receptor (comprador). La factura es el único justificante que da al receptor derecho de deducción del impuesto (IVA).
En cuanto a la factura electrónica en concreto, existen diversas definiciones que aparecen en la legislación y que pasamos a mencionar a continuación:
• La factura electrónica es un documento de tipo mercantil, al igual que la factura tradicional. Por ello, la definición de factura electrónica se entiende como un documento digital en el que se proporcionan los datos de compra del emisor y receptor, y que será entregada digitalmente a través de ficheros automatizados.
• Documento electrónico que sustituye a la factura tradicional y que tiene un valor legal idéntico al de ésta.
• Documento electrónico que cumple con los requisitos legales y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor. La factura electrónica es por tanto un documento, habitualmente en formato HTML, que viaja por las líneas de datos desde el emisor al receptor, por lo que es muy importante que no se pueda alterar su contenido. Normalmente la factura electrónica está compuesta por:
• Encabezado: donde aparecen datos como el nombre de la empresa, el NIF, el número de factura, la dirección postal, …
• Cuerpo: datos del concepto de la factura con las distintas líneas y sus importes e impuestos
• Pie de la factura: donde se incluye los importes totales
• Firma electrónica
Años 70: Solamente se usaban las transferencias electrónicas en el sector bancario a través de soportes de cinta, disquetes y cuadernos bancarios. Existían una serie de normas y protocolos de comunicación electrónica de operaciones bancarias normalizados para todas las entidades que operaban en nuestro país.
Años 80: Aparece el formato EDIFACT, que fue el primero que se creó por parte de la Organización de las Naciones Unidades para todo el tema de albaranes, facturas, órdenes de compras y otros documentos comerciales electrónicos. Su uso era también escaso, fundamentalmente para transacciones entre bancos.
Años 90: Apareció el formato UBL (Universal Business Language), basado en el lenguaje XML, que fue el primero en utilizarse para transacciones fuera del ámbito de la banca y permitió simplificar la automatización del intercambio de información financiera.
Década 2000: Aparecen conceptos como la Firma Electrónica o el Formato Facturae.
Factura electrónica en España
En el año 2007, se redacta la Ley 56/2007 de medidas de impulso de la sociedad de la información, donde ya se habla de la factura electrónica en su primer artículo:
Artículo 1. Medidas de impulso de la factura electrónica y del uso de medios electrónicos en otras fases de los procesos de contratación. “…se entenderá que la factura electrónica es el documento electrónico que cumple con los requisitos legales y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor”.
La factura electrónica tiene por tanto la misma función que una factura en papel La gestión informática y el sistema de envío usado en la factura digital, permiten garantizar que la persona física o jurídica que firma la factura es quien dice ser (autenticidad); y que el contenido de la factura no se ha alterado (integridad).
A partir de la publicación de la Ley 56/2007, se detectan determinados aspectos a mejorar para conseguir una correcta implantación de la factura electrónica en España:
• La necesidad de un formato electrónico de mayor o menor complejidad de entre todos los que existían entonces en el mercado (EDI, XML, PDF, html, doc, txt, jpeg, etc.).
• La comunicación debe realizarse mediante una transmisión telemática (tiene que partir de un ordenador y ser recogida por otro ordenador). Para ello se impulsó la creación de la Red SARA (Sistemas de Aplicaciones y Redes para las Administraciones), formada por un conjunto de infraestructuras de comunicaciones y servicios básicos que conectaban las redes de las Administraciones Públicas Españolas e Instituciones Europeas, facilitando así el intercambio de información y el acceso a los servicios.
• Tanto el formato electrónico como la transmisión telemática deben garantizar siempre su integridad y autenticidad.
• Este procedimiento obliga a ambas partes, tanto al comprador como al vendedor. Además, en la Ley 56/2007 se estipulaba que debían ser los ministerios del gobierno quienes aprobaran estas normas y estándares procedimiento:
Artículo 1.3 Ley 56/2007 de medidas de impulso de la sociedad de la Información “Los Ministerios de Industria, Turismo y Comercio y de Economía y Hacienda…aprobarán…las normas sobre formatos estructurados estándar de facturas electrónicas que sean necesarias para facilitar la interoperabilidad del sector público con el sector privado y favorecer y potenciar el tratamiento automatizado de las mismas”.
¿Qué ventajas tiene el uso de la factura electrónica?
La factura electrónica presenta una serie de ventajas frente a la factura tradicional en papel, ya que la integración de la factura electrónica mejora el proceso de facturación, aumentando la eficiencia y reduciendo tiempos y costes:
A. Ahorro de costes: este es un elemento clave y que supone realmente un punto de inflexión con respecto a la factura tradicional. Se calcula que el uso de la factura electrónica supone un ahorro entre el 60%-80% respecto a la factura en papel. La ingente cantidad de papel que se consume con la factura tradicional es un gasto enorme para la empresa, además del coste añadido por la impresión y el envío postal. Y como receptores, también supone un gasto importante: coste de la recepción y el archivo, el gasto en manipulación, tratamiento manual, archivo, etc. En definitiva, una suma de costes que con la factura electrónica se ven reducidos de manera notable.
B. Reducción de tiempos de generación y gestión: la inmediatez en el envío y recepción de facturas por medios telemáticos reduce los tiempos de generación (de 1-5 días a 3 minutos), además de permitir solucionar las discrepancias en un tiempo menor.
C. Mejora de la eficiencia: al liberar tareas administrativas y permitir destinar los recursos humanos a otros aspectos más productivos de la compañía.
D. Integración con las aplicaciones de gestión interna de la empresa: se facilita el ahorro de tiempo y un mayor control, ya que con un simple “clic” la factura es inmediatamente emitida y enviada.
E. Optimización de la tesorería: esta automatización permite reducir los tiempos de gestión en tesorería al cuadrar automáticamente los apuntes contables y comparar albaranes frente a facturas, minimizando así el margen de error humano.
F. Obtención de información en tiempo real: podemos saber en todo momento en qué estado se encuentra la factura, si hay errores rectificaciones, devoluciones…
G. Uso eficaz de los recursos financieros: permite a las empresas acceder a medios de financiación como el factoring o el confirming (más información en la guía de Gremios de “Medios y plazos de pago)
H. Agilidad en la toma de decisiones: gracias a la inmediatez de la información, facilita la adopción de decisiones, como por ejemplo la necesidad de financiación
I. Automatización de la administración y contabilidad: con lo que la inserción de datos y las operaciones contables requieren de menos recursos humanos.
¿Cuál es el marco normativo de la factura electrónica?
La factura electrónica en España está amparada a nivel normativo, tal y como hemos visto anteriormente, salvo en el caso del uso obligatorio de la factura electrónica entre empresas.
• Ley 56/2007 – Artículo 1. Medidas de impulso de la factura electrónica y del uso de medios electrónicos en otras fases de los procesos de contratación: establece que la facturación electrónica en el marco de la contratación con el sector público estatal será obligatoria en los términos que se establezcan en la Ley reguladora de la contratación en el sector público y en su normativa de desarrollo.
• Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público – Disposición Final Novena. Habilitación normativa en materia de uso de medios electrónicos, informáticos o telemáticos, y uso de factura electrónica.
– “En el plazo máximo de 1 año desde la entrada en vigor de la Ley, el Ministro de Economía y Hacienda aprobará las normas de desarrollo necesarias para hacer posible el uso de las facturas electrónicas en los contratos que se celebren por las entidades del sector público estatal.”
– “Transcurridos 3 meses…la presentación de facturas electrónicas será obligatoria en la contratación con el sector público estatal para las sociedades que no puedan presentar cuentas de pérdidas y ganancias abreviada.”
– “Se extenderá progresivamente la obligatoriedad del uso de las facturas electrónicas para otras personas físicas y jurídicas en función de sus características y el volumen de su cifra de negocios En todo caso, transcurridos dieciocho meses desde la entrada en vigor de las normas a que se refiere el apartado anterior, el uso de la factura electrónica será obligatorio en todos los contratos del sector público estatal…”
• Ley 11/2007 de Acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos: esta ley marca la obligatoriedad por parte de la Administración de ofrecer a los ciudadanos el acceso electrónico a los servicios públicos.
• Orden PRE/2971/2007 sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de estas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquella: establece unos estándares y condiciones técnicas para la utilización de medios electrónicos para el envío de facturas destinadas a las Administraciones Públicas, siempre garantizando la autenticidad del origen y la integridad del contenido, y donde se define el formato Facturae.
• Orden EHA/962/2007 por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003: se incluye el concepto de digitalización certificada de facturas y de impresión de documentos sustitutivos, y además se establece la firma electrónica de bases de datos que garantice la integridad de la información.
• RD 1619/2012 por el que se aprueba el Reglamento de regulación de obligaciones de facturación: se aprueban las facturas simplificadas y se impulsa la facturación electrónica marcada por la Directiva 2010/45 de la Unión Europea, que establece el principio de un mismo trato para la factura en papel y la factura electrónica. Este Real Decreto también garantiza la factura firmada de electrónicamente para uso jurídico, y marca la necesidad de un sistema de control de gestión para realizar auditorías fiables.
¿Cuál es la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica?
Como ya hemos visto en el apartado anterior, desde la administración se llevaba trabajando desde el 2007 en la implantación de la factura electrónica. Sin embargo, la ley más importante fue la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Los principales objetivos de la Ley 25/2013 son los siguientes:
- La reducción de la morosidad de las AA.PP permite reducir las necesidades de financiación de las empresas
- Promoción de la factura electrónica en el sector empresarial español
- Mejorar la competitividad de las empresas a través de la protección del proveedor
- Fortalecimiento de los órganos de control internos al poder acceder a la información contable en cualquier momento
Y para la consecución de dichos objetivos, se establecieron una serie de medidas que pasamos a detallar a continuación:
- La factura electrónica en el sector privado
- La creación de los registros contables de facturas
- La creación de los puntos generales de entrada de facturas
- Control Interno – Intervención y AEAT
La Ley 25/2013 también establece que todos los organismos de la administración general y los proveedores que trabajen para ella están obligados a usar factura electrónica:
Organismos de la Administración General:
- La Administración General del Estado, las Administraciones de las Comunidades Autónomas y las Entidades que integran la Administración Local.
- Las entidades gestoras y los servicios comunes de la Seguridad Social
- Organismos autónomos
- Universidades públicas
- Las entidades de derecho público que, con independencia funcional o con una especial autonomía reconocida por la Ley, tengan atribuidas funciones de regulación o control de carácter externo sobre un determinado sector o actividad.
Proveedores:
- Sociedades anónimas
- Sociedades de responsabilidad limitada
- Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española
- Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria
- Uniones temporales de empresas
En relación con los puntos generales de entrada y registros contables, se fijan una serie de obligaciones para los distintos actores del proceso:
1. Administración: el Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales, dispondrán de un punto general de entrada de facturas electrónicas (PGEFe, que entraron en vigor el 15 de enero del 2015) a través del cual se recibirán todas las facturas electrónicas que correspondan a entidades, entes y organismos vinculados o dependientes.
2. Proveedores: cada uno de los sujetos incluidos en este ámbito, dispondrá de un registro contable de facturas (entrada en vigor el 1 de enero del 2014) que facilite su seguimiento, cuya gestión corresponderá al órgano o unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad. Estos registros vienen regulados por la Orden HAP/492/2014 que regula los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas.
La Ley 25/2013 incluye asimismo una serie de medidas relativas al control interno y a la intervención por parte de IGAE y la Agencia Tributaria:
- Los órganos de control tendrán acceso a la documentación justificativa a la documentación del RCF (Registro Contable de Facturas) y a la contabilidad en cualquier momento
- Requerimientos periódicos
- Informes en materia de morosidad
- Intercambio de información entre AAPP sobre deudores y pagos
- Control Interno –Intervención y AEAT
Cuando se publicó la ley, se incluyó la posibilidad de excluir facturas de menos de 5.000€, aunque en la actualidad el grado de automatización está tan avanzado que se incluyen todas las facturas en el punto general de entrada de facturas.
La factura electrónica se ideó en la administración pública como un modelo de protección del proveedor:
¿Qué es el formato Factura-e?
Factura-e es el formato de factura electrónica que la Administración General de Estado establece para la presentación de facturas por medios electrónicos ante la misma o sus organismos públicos vinculados o dependientes. Igualmente se obliga su uso para las facturas electrónicas que la Administración expida.
Para más información, puede visitarse el Portal del Ministerio de Industria www.facturae.es, donde se dispone de información de interés sobre la factura electrónica en España y el formato Factura-e. Además, se tiene acceso al programa Factura-e, con el mismo nombre que el formato, que permite generar facturas electrónicas (aunque actualmente no tiene soporte técnico).