Bases y métricas para un departamento de riesgos en empresas

Presentación

Esta guía tiene como objetivo principal recopilar y difundir información sobre los aspectos básicos relacionados con la gestión de riesgos, incluyendo información relevante sobre el funcionamiento de un departamento de riesgo.

La finalidad es confeccionar una guía divulgativa y sencilla, en formato pregunta-respuesta, que permita analizar, ampliar y compartir información de relevancia para las empresas sobre la gestión de riesgos, así como recomendaciones y consejos.

Resulta importante destacar que esta guía no es un documento técnico y detallado dirigido únicamente a especialistas en la materia, sino que busca ofrecer una visión global con información práctica y concreta para un colectivo más amplio.

El proceso de documentación se ha desarrollado a través de un grupo de trabajo de especialistas del sector, encargado de recopilar información y bibliografía de interés para el objeto de estudio: aspectos técnicos, normativos, operativos, preventivos, estándares sectoriales…

Un método que permite aprovechar sinergias de experiencias comunes, así como compartir buenas praxis.

En cuanto al público objetivo al que va dirigida esta guía, está formado por profesionales y empresas de la construcción, así como por clientes potenciales de dichas empresas.

Los contenidos más significativos de la publicación son:

• ¿Por qué es importante crear un departamento de riesgos?
• ¿Qué recursos humanos se requieren para crear un departamento de riesgos?
• ¿Qué tipo de tecnología necesita un departamento de riesgos?
• ¿Qué metodología debe seguir un departamento de riesgos?
• Conclusiones y sugerencias

¿Por qué es importante crear un departamento de riesgos?

Vivimos en un entorno económico y social cada vez más cambiante, un escenario donde las empresas que logran sobrevivir lo consiguen aprendiendo a anticiparse a las peores situaciones y planificando muy bien sus actividades.

Dentro de este complicado ecosistema empresarial, es importante resaltar que la gestión de cobros es la que insufla vida a la empresa y la hace crecer. Cobrar para una empresa es como hacer circular la sangre por el interior del cuerpo humano. Sin los cobros, sería imposible sobrevivir.

De ahí la importancia que supone para una empresa crear un departamento de cobros que gestione el riesgo financiero a lo largo de todo el ciclo de vida del cliente, una tarea al mismo nivel de relevancia que los departamentos financieros o comerciales.

A continuación, analizamos algunas razones que refuerzan la necesidad de crear procedimientos de gestión de riesgos, así como aspectos fundamentales para su gestión que resultan válidos para todo tipo de empresas del sector de la construcción, desde pequeñas pymes a grandes corporaciones:

Alta limitación del seguro de crédito

Antiguamente, en caso de querer cubrir todos tus siniestros, bastaba contactar con una empresa de seguro de crédito y asegurar toda tu cartera de clientes. Esta es una solución financiera muy potente, aunque cabe señalar que hoy en día las empresas de seguro de crédito son en general muy reacias a entrar en el sector de la construcción (rehabilitación, instaladores, residencia, obra civil…), o simplemente aplican unas primas de riesgo tan elevadas que pueden llegar a resultar muy gravosas o, incluso, disuasorias.

Una alternativa a este tipo de servicio consiste en contratar un seguro propio que nos permita depender únicamente de nosotros mismos.

Además, también hay que tener en cuenta que, con la entrada en el mercado de grandes compañías de crédito, el sector se ha ido adaptando y algunas de ellas aseguran discrecionalmente algún cliente en concreto.

Sin embargo, en caso de tener una amplia cartera de clientes, las empresas de seguro de crédito ofrecerán asegurar a los buenos clientes, que son los que habitualmente llevan sus pagos al día. Pero los clientes que nos preocupan, los que retrasan sus pagos poniendo en riesgo nuestra tesorería, pueden quedar excluidos en este tipo de productos.

Necesidad 100% recursos

El sector de la construcción es un sector intensivo en capital (fuerte intensidad de inversión en CAPEX), así como de circulante (cálculos de cash-flow cruciales). Y para asegurar el 100% de disponibilidad de nuestros recursos, se requiere tener una cartera de clientes controlada y saneada de cara a evitar siniestros no deseados. Una previsión anticipada nos permite trabajar con una gran tranquilidad durante todo el año.

Imagen externa

Es muy importante la imagen externa que damos como empresa, tanto en el sector financiero como en el sector comercial, siendo ésta última la imagen que tienen nuestros clientes de nosotros. Siempre resulta incómodo y un tanto tabú hablar de cobros con nuestros clientes y reclamar pagos vencidos, por eso debemos intentar implantar en nuestras empresas una metodología constante y controlada que con el tiempo nos da una imagen de seriedad de cara al cliente que nos ayuda a garantizar los pagos.

Análisis coste económico/financiero vs % vencidos de nuestra cartera

Esta gráfica resulta fundamental para control el riesgo financiero en nuestra empresa, distinguiéndose varias zonas:

• 1-3,5%: Zona de confort, segura, controlada
• 3,5-6%: Zona de trabajo donde deberían saltar las alarmas para tomar medidas al subir el coste financiero. Se incrementan los seguros de crédito.
• >6%: Zona de peligro donde se dispara el coste financiero.

% Vencidos vs coste económico/financiero

Siempre que podamos hay que intentar permanecer en la zona de confort, aunque resulta muy habitual que, debido a la estacionalidad del mercado, podamos tener roturas de tesorería en determinados meses del año.

¿Qué recursos humanos se requieren para crear un departamento de riesgos?

La creación de un departamento de riesgos se apoya en tres bases fundamentales a nivel de recursos humanos:

Filosofía:

Necesitamos un equipo de personas formado por gente rigurosa y flexible, que proponga la no agresión y sea conciliadora en sus comunicaciones con el cliente. El objetivo es que el departamento de riesgos no provoque que el cliente se sienta agredido al reclamarle un cobro, sino que sienta que es parte del mecanismo de cobro de la empresa.

Para ello resulta fundamental disponer en nuestras empresas de gestores profesionales que tengan el riesgo muy estructurado y sean muy organizados, ya que tener la cartera actualizada requiere de muchas tareas diarias y repetitivas.

En empresas pequeñas los cobros los suelen llevar desde administración, ya que es la persona que registra los cobros y tiene conocimiento del estado de las facturas. Para empresas mayores, hay que especializar las labores de gestión del riesgo con departamentos específicos.

En cuanto al perfil del empleado ideal, debe conocer a la perfección la red comercial y la red de producción, así como estar en contacto con administración y finanzas, para equilibrar la balanza entre el riesgo y el cobro comercial. En cuanto a su ubicación física, puede ser una persona que trabaje en las propias oficinas de la empresa o bien puede desempeñar sus tareas de forma remota.

Evitar / Promover:

Evitar que todo el trabajo recaiga en una sola persona y promover el espíritu de equipo. Es mejor tener un equipo más amplio, o en el caso de contar con una única persona, acompañar al gestor por otro tipo de perfil más comercial o financiero.

Coordinación:

Resulta fundamental la coordinación de todos los departamentos (administración, finanzas, comercial, …) como un pilar para el buen funcionamiento de la empresa. Desde compañías más pequeñas con pocos empleados, hasta grandes corporaciones con miles de empleados en sus plantillas.

¿Qué tipo de tecnología necesita un departamento de riesgos?

Cualquier empresa necesita como mínimo un ERP (Enterprise Resource Planning en inglés o Planificación de Recursos Empresariales) o un sistema informático que sea capaz de clasificar los clientes según el riesgo comercial.

Los ERPs permiten a las empresas administrar sus actividades diarias y llevar un seguimiento de los cobros, proporcionando las herramientas necesarias para depurar la cartera de clientes.

Clasificación de la cartera de clientes

Un primer paso crucial para una correcta gestión de cobros es obtener una clasificación de nuestros clientes en función de su riesgo financiero. Para ello vamos a utilizar varios tipos de indicadores:

• Indicadores externos

Habitualmente se contratan los servicios de una empresa de calificación crediticia, que nos proporciona informes comerciales e indicadores de riesgo para el cliente en cuestión según las cuentas anuales disponibles en el Registro Mercantil y los ratios financieros.

• Indicadores internos

Para darle mayor calidad a la clasificación, realizamos una clasificación interna (normalmente la confecciona la administración) según por ejemplo la facturación acumulada.

• Resultado

Al combinar los indicadores internos y externos confeccionados previamente, obtenemos una nueva tabla resultado con ambos indicadores. Jugando con esta tabla tenemos una visión global de nuestra cartera de clientes.

A continuación, vemos una tabla resumen de distintos tipos de combinaciones de indicadores en función del análisis de la oferta y la demanda:

Esta clasificación proporciona tranquilidad y seguridad a todos los departamentos y nos permita ajustar las acciones comerciales y tomar decisiones más rápidas y adecuadas.

Ejemplo

Cliente nuevo + Empresa grande = Riesgo interno D y Riesgo externo A.

Se trata de un cliente que puede llegar a tener un gran potencial, y que en caso de rebasar el riesgo podría llegar a estar cubierto.

La tarea de clasificación de los clientes nunca debe ser puntual, sino que hay que debe mantenerse viva con actualizaciones periódicas de aquellos datos cambiantes que puedan resultar relevantes. Aunque muchas empresas de rating ofrecen este servicio, es mucho mejor llevarlo a cabo internamente, ya que nosotros conocemos mejor a nuestros clientes y sus circunstancias.

Fichero “Ageing de clientes”

Otra herramienta fundamental para el responsable del departamento de riesgos es el archivo de “Ageing de clientes”, un fichero que nos ofrece una foto fija de la situación de nuestra cartera de clientes y que requiere de una revisión constante.

Normalmente estos informes se obtienen en los ERP en pocos clics, o bien se exportan los datos a formato Excel para construir posteriormente el listado. Una tarea que habría que realizar a diario para que la toma de decisiones sea lo más acorde posible a la realidad. En caso de no obtener directamente esta información, compensa el trabajo de combinar ficheros para obtener esta información lo más completa posible.

El fichero de “Ageing de clientes” se compone de los siguientes campos:

1. Nombre del cliente
2. Fecha de vencimiento
3. Rating externo
4. Obra
5. Importe
6. Comunicaciones
7. Fecha factura
8. Rating interno
9. Comercial

En el siguiente gráfico podemos ver el ejemplo real de la evolución de la duda vencida y la previsión de tesorería de una empresa en el 2009. En plena pandemia del 2020, esta cifra se elevó hasta el 14%, pero gracias a la gestión del departamento de riesgos se pudo bajar hasta el 2,7%.

¿Qué metodología debe seguir un departamento de riesgos?

El departamento de riesgos es el encargado de establecer unos controles mínimos que permitan asegurar el cobro en plazo de las facturas de una empresa. Una labor difícil y complicada, porque reclamar dinero a los clientes siempre es un tema espinoso, además de requerir una gran constancia, periodicidad y repetición en las tareas.

Sin embargo, de nada sirve su labor si el resto de los departamentos no se implica en la gestión del riesgo. Si no hay una cultura empresarial que haga a los empleados conscientes de la importancia de la gestión de cobros.

Estas son algunas recomendaciones para implantar una metodología eficaz en el departamento de riesgos:

Reuniones de riesgos:

Las reuniones mensuales no suelen obtener buenos resultados, porque en ese lapso de tiempo pueden ocurrir demasiadas cosas y el riesgo puede haberse multiplicado. Es preferible convocar las reuniones de riesgos de forma semanal con los departamentos comercial y administración. Este tipo de reuniones proporciona seguridad y tranquilidad a los comerciales, financieros, producción, … al tomar el pulso de la cartera de clientes.

Reporting

Las reuniones de riesgos deben ir siempre apoyadas por una serie de datos a reportar, como pueden ser:

• Resultados mensuales
• % vencidos
• Revisión de tesorería

Rating

Son indicadores que deben ir actualizándose periódicamente:

• Ratings internos trimestrales
• Ratings externos anuales
• Combinación de los listados de gestión para obtener una previsión

Muchas empresas han implantado el aplicar al departamento comercial variables ligados al porcentaje de vencidos o a algún índice relacionado con cobros, ya que la venta se acaba en el cobro de la factura. También es habitual traspasar estos variables al gestor de cobros o la persona de administración que gestiona estos cobros.

Conclusiones y sugerencias

Consejos para mejorar su gestión de riesgos

A modo de conclusión, resulta importante remarcar dos puntos de relevancia a la hora de crear y gestionar un departamento de riesgos:

1. Creación de una cultura empresarial que implique a todos sus empleados, desde un puesto de administrativo a los comerciales, desde los empleados de gestión a la alta dirección. Todos los miembros de la empresa deben ser conscientes de que muchos clientes no merecen una concesión de crédito, ni vender a cualquier precio. Tiene que haber un balance entre comerciales y riesgo, y para asegurar ese delicado equilibrio, es fundamental comprender que cuanta más cultura financiera tengan los empleados, sobre todo el equipo comercial, mejores resultados se obtendrán.
2. Factor tiempo: el tiempo resulta un elemento determinante en la concesión de riesgos a clientes. El factor tiempo es directamente proporcional al factor riesgo, multiplicándose con el paso de los meses la posibilidad de tener impagados en nuestra cartera de clientes. Por eso es esencial reclamar a los clientes antes del vencimiento del documento de pago y realizar una monitorización constante. También cabe señalar que muchas veces el factor tiempo viene impuesto por el propio cliente, por lo que debemos, en la medida de lo posible, implantar una metodología en nuestras empresas que nos permita automatizar y optimizar estos procesos.

Algunas dudas frecuentes y consejos:

¿Merece la pena contratar los servicios de una empresa de crédito?

Tal y como hemos comentado previamente en el punto 4, las empresas de seguros de crédito proporcionan una potente herramienta financiera para proteger las ventas financiadas a los clientes de nuestros negocios. Además de que su coste no es muy elevado, existe la posibilidad de negociar cuotas mensuales por sus servicios de consulta. Sin embargo, esta partida se puede encarecer si se incluye a la red comercial, por lo que recomienda suscribirlo al departamento de riesgos.

¿Es conveniente informar a nuestros clientes sobre su nivel de riesgo?

Aunque en EEUU es habitual que un proveedor informe de manera periódica a sus clientes sobre su valoración de riesgo y el alcance de su operación, en España no es una práctica demasiado extendida. Aunque en algunos casos, sobre todo para grandes empresas, puede resultar interesante comunicar el nivel de riesgo, la mayoría de los clientes no entienden que se trata de una información útil para ellos. Es más, algunos incluso lo pueden utilizar en nuestra contra, ya que si están en un riesgo bajo pueden estirar al máximo los plazos de pago. Como consejo, se recomienda complementar el riesgo no cubierto con un instrumento como el Confirming, de cara a aligerar la exposición al riesgo.

¿Cuándo conviene hacer uso de los registros de morosos?

Muchas empresas utilizan los registros de morosos como una de las últimas opciones de la cadena de cobro, cuando se llega a un extremo en el que el retraso del cobro hace saltar nuestras alarmas (por ejemplo, en el caso de vencidos de más de 90 días que superan los 1.000 €). Se trata por tanto de una herramienta preventiva que se emplea como medida disuasoria. Ante esta situación, incorporar al cliente en una lista como ASNEF puede funcionar en algunos casos, aunque en otros no tiene consecuencia alguna. Lo que resulta más probable es que provoque su indignación, ya que a nadie le agrada aparecer en una lista de morosos, y pongamos en riesgo nuestra relación comercial.

¿Es recomendable usar compañías de recobro?

En relación a las compañías de recobro, se trata de un sector donde podemos encontrar empresas de todo tipo, muchas de las cuales utilizan métodos poco éticos e incluso intimidatorios. Al contratar una compañía de recobro, debemos tener cuidado de contar con empresas serias, éticas y profesionales que no dañen nuestra imagen corporativa. También es importante tener en cuenta que los plazos de recobro son muy largos, aunque suelen obtenerse resultados a cambio de una comisión que será variable según el plazo transcurrido.

¿Es conveniente pedirle al cliente una provisión de fondos?
La figura de la provisión de fondos resulta muy habitual en empresas de ejecución de obras y provisión de material, sectores donde existe una inestabilidad muy grande en los precios que requiere del pago por adelantado. Aunque lo normal es que se aplique para clientes nuevos con cierto riesgo, en otros casos la fianza es imprescindible para cubrir parte del material y la preparación. En el sector de los eventos también es muy habitual el cobro por anticipado (50% a la firma y 50% al montaje).

¿Por qué es bueno vincular las comisiones comerciales al cobro de la factura?

Es bueno que la red comercial sea responsable no solamente de vender, sino también de cobrar. Como hemos comentado anteriormente, esto se consigue vinculando a la cartera de clientes frente a los vencidos de la cartera del comercial. La implantación en una empresa de esta nueva política de pago de variables vinculado a la tasa de morosidad de la empresa no debe ser repentina, ya que es un cambio muy profundo, por lo que se recomienda empezar probando con algunos comerciales.

¿Cómo podemos mejorar la calidad de nuestras facturas?
Una buena toma de datos nos ayuda a evitar retrasos en el cobro debido a problemas con la información introducida en el sistema. Para ello, conviene implicar al front-office y depurar la base de datos de clientes de la empresa. El objetivo final es que la ficha de cliente represente la realidad, de manera que la forma de pago sea la pactada, las facturas y contratos lleguen a los responsables, se cumplan los requisitos del cliente…

Enlaces

• Guía contra la morosidad: Bases y métricas para un departamento de riesgos en empresas