Medios de cobro y pago disponibles para las empresas
Presentación
Esta guía tiene como finalidad difundir información sobre los aspectos básicos relacionados con los medios de cobro y pago que se utilizan en el sector de la construcción, no obstante, la publicación incluye información sobre el funcionamiento de estos medios de cobro y pago, así como recomendaciones sobre su uso.
Esta guía está orientada a los profesionales y a las empresas de la construcción, así como a los potenciales clientes de dichas empresas y a todas las personas interesadas en descubrir información sobre los medios de cobro y pago disponibles para las empresas.
Esta guía permite que los profesionales puedan analizar y ampliar información en materia los cobros y pagos existentes para las empresas, así como las ventajas y desventajas que supone usar cada una de ellas.
Los contenidos más significativos de la publicación son:
Formas de pagos/cobros
Existen numerosos criterios de clasificación de los principales medios de pagos/cobros disponibles para las empresas en función de dónde reside la incitativa de pago/cobro, ya sea el proveedor quien marca la pauta de cobro con menor riesgo, o el cliente quien asumirá la menor responsabilidad posible y dilatará el pago lo máximo posible. Una manera tradicional de clasificar las formas de pago es en función del tiempo transcurrido entre la prestación del servicio o suministro del bien y el cobro del mismo. Según este criterio obtenemos la siguiente clasificación:
- Pago anticipado
- Pago al contado
- Pago aplazado
Pago anticipado
En el caso del pago anticipado, el proveedor solicita al cliente el pago antes de la prestación del servicio o del suministro del bien, por lo que resulta habitual que este tipo de pago se haga coincidir con la firma del contrato y/o pedido. El pago anticipado a su vez puede ser total o parcial, dependiendo de si el pago representa la totalidad del importe acordado o una fracción del total.
Dentro del sector de la construcción, en el caso particular de las empresas de alquiler de maquinaria, es importante que en el pago por anticipado se incluya una posible provisión de fondos para una hipotética prolongación de la prestación del servicio. También resulta fundamental solicitar fianzas o depósitos por si la máquina sufre desperfectos, siniestros o robos, así como contar con un seguro que cubra los riesgos comerciales.
Casos de uso:
- Cliente nuevo: Es la primera vez que se lleva a cabo una relación comercial con el cliente y se desconoce si es o no buen pagador.
- Riesgo de impago: Cuando existen dudas razonables sobre el cobro del bien o servicio, ya sea por solvencia dudosa, o insuficiente, o por la moralidad del cliente.
- Servicios profesionales: Resulta muy habitual en otros sectores de actividad.
Pago al contado
En la modalidad de pago al contado, el cliente abona el importe de la factura en el momento de la prestación del servicio o de la recepción de la mercancía. Existe un riesgo asociado a este tipo de pago, como es la manipulación y tenencia de dinero en efectivo, con las nuevas limitaciones que marca la ley, así como el riesgo de robos, extravíos, falsificación o uso fraudulento.
Casos de uso:
1. Inicios de las relaciones comerciales
2. Ventas/suministros directos entre empresas o entre estas y particulares
3. Efectivo/Metálico
4. Tarjeta/TPV
5. Cheque bancario (previa verificación de abono en firme en cuenta)
6. Ingreso bancario (previa verificación de abono en firme en cuenta)
Pago aplazado
La modalidad de pago aplazado, también denominada “pago a crédito”, tiene lugar cuando el proveedor facilita a sus clientes el pago de facturas con un aplazamiento. Este tipo de pago, aunque conlleva un riesgo de impago más alto, se ha convertido en algo habitual y recurrente en las relaciones comerciales entre empresas, admitiendo algunas variantes:
• Aplazamiento parcial: el proveedor cobra tan sólo una parte de la factura al contado y aplaza el resto.
• Aplazamiento total: existe un solo pago de la factura que se realiza de forma aplazada.
• Aplazamiento fraccionado: una misma factura se abona en varios plazos previamente acordados por ambas partes.
En la modalidad de pago aplazado, la ley 15/2010 del 5 de julio establece un plazo máximo de pago de 60 días por parte de empresas para el pago a proveedores, y de 30 días para clientes institucionales. A partir de ahí, existen diversidad de plazos de pago dependiendo del tipo de servicio, empresa, sector… En cuanto al sector de la construcción, la tendencia en los últimos tiempos ha ido en la línea de alargar los periodos de pago.
Casos de uso:
1. Transferencia bancaria
2. Recibo (en desuso y relegado a sectores y clientes muy concretos)
3. Letra de cambio (en desuso y relegado a sectores muy concretos)
4. Pagaré
5. Confirming
Medios de pago
Efectivo/Metálico
Hace miles de años que el hombre empezó a usar el dinero para intercambiar bienes y servicios. Las primeras monedas de las que se tiene conocimiento fueron acuñadas durante el siglo VII a.C. en el reino de Lidia, la actual Turquía. Anteriormente se empleaba el trueque, pero a partir de ese momento se hizo más común el uso de las monedas. Posteriormente, el dinero fue evolucionando y aparecieron los billetes, con el invento del papel moneda en China durante el siglo VII, debido a la escasez de cobre, hasta llegar a nuestros días, donde es posible pagar con el teléfono móvil o con cibermonedas.
El pago en efectivo tiene sin embargo un lado oscuro, ya que por su naturaleza se ha relacionado en muchas ocasiones con el blanqueo de capitales y el fraude fiscal. Por esta razón, el pago en efectivo ha sido recientemente revisado por parte del Gobierno a través de un Proyecto de Ley de Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal aprobado el pasado 13 de octubre de 2020 y tramitado posteriormente en el Congreso. Entre las novedades que incluye dicha ley, en vigor desde el 11 de julio del 2021, destaca la limitación de los pagos en efectivo a 1.000€, tal y como se recoge en el primer apartado de la misma:
Nota importante: No podrán pagarse en efectivo las operaciones, en las que alguna de las partes intervinientes actúe en calidad de empresario o profesional, con un importe igual o superior a 1.000 euros o su contravalor en moneda extranjera. No obstante, el citado importe será de 10.000 euros o su contravalor en moneda extranjera cuando el pagador sea una persona física que justifique que no tiene su domicilio fiscal en España y no actúe en calidad de empresario o profesional”.
En cuanto a las sanciones previstas por el incumplimiento de esta normativa, aunque la infracción se tipifica como grave y sigue considerándose administrativa, pueden llegar a ser de hasta el 25% de la transacción según se publica en el BOE:
Nota importante: “ La base de la sanción será la cuantía pagada en efectivo en las operaciones de importe igual o superior a 1.000 euros o 10.000 euros, o su contravalor en moneda extranjera, según se trate de cada uno de los supuestos a que se refiere el número 1 del apartado Uno, respectivamente”. La sanción consistirá en multa pecuniaria proporcional del 25 por ciento de la base de la sanción prevista en el número anterior salvo que concurra un supuesto de reducción de la sanción al que se refiere el número 5 del apartado Tres de este artículo”.
Cabe destacar también que el pago en efectivo tiene ciertos riesgos implícitos, como pueden ser el uso de papel moneda falsificada, el origen dudoso o de procedencia desconocida del dinero, además de ser posible objeto de robo, pérdida o extravío.
El cheque es un documento contable de valor que incorpora una orden incondicional del librador (la persona que lo firma) a una entidad bancaria para que pague al tenedor legítimo del mismo el importe que refleja el documento en el momento de su presentación (a la vista). Muchos autores coinciden en que el origen del cheque se remonta a mediados del siglo XVIII en Inglaterra (otros historiadores apuntan a Italia o Países Bajos), cuand o la corona británica concede al Banco de Inglaterra el exclusivo privilegio de poder emitir billetes de curso legal, quedando prohibida su emisión para el resto de los bancos. Desde entonces la figura del cheque como medio de pago fue evolucionando, con un espectacular auge en Estados Unidos, donde su uso fue masivo durante las décadas de los 60 y 70.
Es muy importante que el receptor del cheque verifique que ha sido abonado en su cuenta tras la compensación bancaria pertinente.
Validez
Existen una serie de requisitos en cuanto a su extensión que deben cumplirse para que un cheque tenga validez, debiendo incluir los siguientes elementos:
Requisitos:
1. Denominación del cheque insertada en el texto del título
2. El mandato de pago de un importe concreto en la moneda o divisa que
corresponda
3. El nombre del pagador (entidad bancaria)
4. El lugar de pago
5. Fecha y lugar de emisión del documento
6. La firma de quien expide el cheque y ordena su pago (librador)
7. La serie, tipo y número del cheque para que pueda identificarse cada documento
8. La existencia de fondos a disposición del librador para que pueda ser atendido
9. Acuerdo expreso y tácito entre el librador y su entidad financiera para que pueda
disponer de fondos que se materializa con la entrega de un talonario de cheques
Tipos de cheque
Analizamos a continuación los diferentes tipos de cheques bancarios que existen:
1. Cheque al portador: es el cheque bancario más común de todos, el que se extiende con la expresión “páguese por este cheque al portador” y se puede cobrar en las ventanillas de las entidades financieras o ser ingresado en una cuenta por cualquier persona, por lo que no es muy seguro.
2. Cheque nominativo: en este caso se emite a nombre de una persona (física o jurídica concreta) incluyendo el nombre y apellidos del beneficiario, por lo que sólo se puede cobrar mediante identificación fehaciente y firmando al dorso del cheque.
3. Cheque para abonar en cuenta: el librador o tenedor del cheque impide el pago en efectivo del mismo al incluir en el anverso y de forma transversal el texto “para abonar en cuenta”, por lo que sólo puede cobrase mediante ingreso en cuenta.
4. Cheque cruzado: se trata de una mezcla de los dos anteriores (nominativo y abonado en cuenta), donde el librador o tenedor cruza con dos barras transversales y paralelas sobre el anverso del cheque, por lo que no puede cobrarse en efectivo y el cobro del mismo tiene que hacerse a través de una cuenta bancaria.
5. Cheque conformado: son aquellos en los que la expresión “conforme” o “certifica” aparece escrita sobre el mismo, e implica que el librador o tenedor puede solicitar de la entidad bancaria la conformidad de mismo, por lo que dicha entidad retendrá el importe de fondos equivalente durante 15 días con la anotación correspondiente al dorso.
6. Cheque de ventanilla: es el cheque que facilita la propia entidad bancaria para que el titular pueda disponer de fondos sobre su cuenta en caso de no contar con el talonario de cheques en ese momento.
Recomendaciones
Para evitar que tanto el emisor como el tenedor de un cheque se vean envueltos en situaciones fraudulentas, tales como fraudes por falsificación o cheques sin fondos, es importante seguir las siguientes recomendaciones:
1. Comprobar si el talonario contiene los cheques numerados correlativamente.
2. Proteger las cifras escritas en el cheque por barras y grafismos anteriores y posteriores para que sea imposible modificar la cantidad.
3. Inutilizar los espacios libres anteriores y posteriores al importe de la letra con una línea continua.
4. Evitar dar cheques al portador, y si se hace, cruzarlos y asegurarse de que se entregan a personas conocidas y de confianza.
5. Emitir preferentemente cheques nominativos y cruzarlos antes de entregarlos al beneficiario.
6. Extender los cheques a mano o máquina mediante tintas indelebles evitando rotuladores.
7. En el caso de que los cheques deban ser enviados, hacerlo siempre mediante correo certificado y valor declarado, o bien a través de empresas profesionales de mensajería.
8. Comprobar mediante el extracto de la cuenta que los cheques emitidos han sido adeudados y por los importes correctos.
9. Informar inmediatamente a la entidad bancaria de posibles robos y extravíos, así como de cualquier otra incidencia sobre los mismos, incluyendo la no recepción por parte del beneficiario.
10. Guardar/custodiar el talonario de cheques en un lugar seguro para evitar posibles robos o falsificaciones.
11. Evitar tener cheques firmados en blanco o cumplimentados antes de la entrega.
La modalidad de cheque más recomendable es el cheque nominativo y cruzado, que ofrece una mayor garantía de inviolabilidad.
Plazos
En cuanto a los plazos legales para presentar en una entidad bancaria el cheque y proceder al cobro, hay que tener en cuenta lo siguiente:
• “El cheque es pagadero a la vista”, esto significa que cuando se presenta al cobro en la entidad bancaria, será ésta quien hará frente al pago del cheque, siempre que se den las circunstancias expresadas en el mismo.
• Puede ocurrir que la fecha sea posterior a la que se presenta y en este caso igualmente se tiene que proceder a su pago, pero considerando los siguientes plazos legales a contar desde su emisión:
– 15 días naturales si el cheque es emitido y pagadero en España.
– 20 días naturales si el cheque es emitido en Europa y pagadero en España.
– 60 días naturales si el cheque es emitido fuera de Europa y pagadero en España.
• No obstante, si el cheque es presentando fuera de plazo, puede ser pagado siempre y cuando se den las siguientes circunstancias:
– Que existan fondos en la cuenta del librador.
– Que no haya sido revocado por el librador.
– Que la persona que lo presente al cobro esté formalmente legitimada para ello.
– Que no haya prescrito el cheque, esto es, que no hayan transcurrido seis meses desde la expiración del plazo de presentación.
También es importante tener en cuenta que el cheque podrá cobrarse por ventanilla de manera inmediata siempre que el importe no supere los 3.000 euros. En caso de ser un importe superior a 3.000 euros, habrá que avisar con antelación a la entidad bancaria. Si la cuenta donde ingresamos el cheque pertenece al mismo banco que lo ha emitido, el abono se hace en el mismo momento con fecha del día de presentación; sin embargo, si la cuenta pertenece a un banco distinto, el abono se llevará a cabo dos días hábiles después.
Impago
Si se produjera el impago de un cheque, el tenedor del mismo puede ejercer acciones ejecutivas para reclamar su cobro, para lo cual tiene dos alternativas:
• Protesto notarial: deberá materializarse ante un notario, que dará fe del impago mediante un acta y antes del plazo de expiración.
• Declaración de impago sustitutoria del protesto: deberá llevarla a cabo la entidad bancaria o la Cámara/sistema de compensación que haga constar que el día de presentación del cheque éste no ha sido pagado.
Es importante señalar que, si bien la emisión de un cheque sin fondos no es un delito en nuestro país, sí puede constituir un delito de estafa si existe ánimo de engaño o estafa en su emisión. El titular del derecho de cobro puede reclamar tanto por vía civil como penal presentando una demanda o una querella.
